A Sofia é a assistente virtual que atende o WhatsApp da clínica. Ela conversa com quem chega pelos anúncios, entende o que a pessoa precisa e te entrega o atendimento pronto pra você marcar. Este guia tem tudo o que você precisa saber, em 5 minutos de leitura.
Hoje, quando alguém manda mensagem no WhatsApp da clínica, você precisa perguntar tudo: o que a pessoa quer, se é pra ela, se já fez o tratamento, se tem interesse na avaliação, que dia pode vir. Isso toma tempo e, quando a mensagem chega fora do expediente, o paciente costuma esfriar antes de você responder.
A Sofia faz essa parte. Ela responde na hora, 24 horas por dia, inclusive de madrugada, domingo e feriado. Quando termina, ela te manda um resumo com tudo já perguntado. Você entra na conversa só na parte que é sua: marcar o horário.
São as três coisas que, se saírem do lugar, quebram o funcionamento. O resto é detalhe.
A Sofia nunca passa valor. E você também não, pelo WhatsApp. Se o paciente insistir, a resposta é sempre a mesma: o valor depende do caso, e é justamente por isso que a avaliação é gratuita.
Por quê: preço solto no WhatsApp faz o paciente comparar sem entender o que está comprando, e ele some. Na cadeira, com o caso explicado, a conversa de valor é outra.
No momento em que alguém da clínica digita uma mensagem manualmente para um paciente, a Sofia para de responder aquela pessoa e não volta mais. A partir dali o atendimento é todo seu.
Por isso: só entre na conversa quando for pra assumir de verdade. Um "oi" digitado por engano desliga a Sofia daquele paciente para sempre.
Aceito ou recusado, com dor ou sem dor, toda conversa termina com um resumo chegando no WhatsApp da recepção. Se chegou resumo, alguém precisa olhar. Nenhum fica sem destino.
Assim, no WhatsApp da recepção, assim que a Sofia termina o atendimento:
A linha que resolve sua vida é a última, Próximo passo. Ela diz exatamente o que fazer com aquele paciente. Se você só tiver 10 segundos, leia o emoji, o nome e essa linha.
Eles dizem a urgência. 🔥 quente quer o horário agora. ❄️ frio pode esperar. Se aparecer urgente, largue o resto e vá pro passo 4.
Puxe a conversa dele (o número está no resumo) e continue de onde a Sofia parou. Ele já sabe que a recepção vai entrar em contato pra confirmar o horário, então não precisa se reapresentar do zero. Algo como: "oi Marina, aqui é a [seu nome], da Clínica Reis. Vi aqui que você prefere sexta à tarde, consigo às 15h, fica bom pra você?"
O dia e o turno do resumo são a preferência do paciente, não um horário reservado. A agenda continua sendo sua: encaixe no que existe, e se não tiver, ofereça o mais próximo.
Quando o Status é urgente, o paciente relatou dor, inchaço, sangramento ou trauma. A Sofia já interrompeu a triagem e mandou na hora, mesmo sem terminar as perguntas. Não responda por mensagem, ligue, e priorize o encaixe.
Todo atendimento já entra sozinho numa planilha que a Dra. Brenda acompanha. Você não precisa copiar, transcrever nem preencher formulário nenhum.
| Status | Quer dizer | O que você faz |
|---|---|---|
urgente | Relatou dor, inchaço, sangramento, febre ou trauma | Ligue agora e priorize o encaixe |
agendamento_solicitado | Topou a avaliação e já disse o dia e o turno | Confirme o horário e marque |
nao_convertido | Não quis a avaliação por enquanto | Nada agora. Serve pra Dra. Brenda entender as objeções |
abandonado | Começou a conversa e sumiu no meio | Vale um retorno seu mais tarde, é lead com interesse real |
descartado | Spam, engano ou mensagem ofensiva | Ignore |
A Sofia não finge ser humana. Se perguntarem, ela responde que é a assistente virtual da clínica e deixa claro que o atendimento presencial é feito pelo time. Não precisa esconder nem se desculpar por isso.
Ela só usa as informações reais da clínica: endereço, horário de funcionamento, que o atendimento é particular sem convênio. Quando não sabe, ela diz que vai confirmar com a recepção. Se você vir a Sofia falando alguma bobagem, avise o Thiago com o print, dá pra corrigir no mesmo dia.
Que existem condições facilitadas, sim, e que a recepção explica tudo na avaliação. Sem citar valor, sem citar número de parcelas. A observação fica registrada no resumo pra você saber que aquele paciente é sensível a preço.
É só responder normalmente pelo WhatsApp. A Sofia sai de cena naquele contato automaticamente, sem precisar avisar ninguém. Lembre da regra 2: ela não volta depois.
A Sofia foi feita pra quem chega pelos anúncios. Se ela pegar por engano um paciente antigo querendo remarcar, é só você responder, que ela se cala e você toca o atendimento.
Não. A Sofia segura o paciente na conversa e recolhe tudo. O resumo fica lá esperando você no seu horário. O ganho é justamente esse: ninguém mais fica sem resposta às 22h de um sábado.
Resumindo em uma frase: a Sofia conversa e entrega o paciente triado, você confirma o horário e marca. Preço, nunca pelo WhatsApp. E se você responder, ela se cala naquela conversa.